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用微信来管理公司 原来可以这么轻松

2017-11-28 09:53:04  来源:中国台州网-台州商报   朱玲巧

企业业务量上去了,管理就成了难点。

如今,有人开发了一套微信智能办公系统,员工们点点手机,就可实现办公无纸化、可视化。

这个模式不仅提高了企业的管理效率,同时也助推企业从“卖设备”向“本地化服务商”转型。

调度员的“老大难”

复星是我市一家颇有知名度的经营办公设备公司。随着业务的拓展,公司出现了一些管理上的“老大难”。

应璐是调度部门的一员,像客户的打印机坏了、墨粉没了等一系列“疑难杂症”,都需要该部门来协调。每天上百单的任务量,让公司几近满负荷运转。

“以前接了客户电话后,都要手工录入,再通过电话、短信等方式向维修工人布置工作任务,遇到复杂问题,还要反复沟通,有时还要重新安排人手。”应璐说。

大量的“无用功”,让工作效率极其低下,手工录入的方式,更是造成了极高的差错率,引来部分客户的不满。

维修部门有40人左右,管理起来也是让人“头疼”。

由于维修工人在外,无法及时掌握行踪,新任务的分配,就成了难题。责任分工不明确,工作中容易出现“磨洋工”的情况。

复星公司负责人王西元意识到,随着业务的发展,客户群体量不断增大,员工队伍也不断壮大。在维护客户关系方面,要保证响应速度、提升服务质量,确保客户满意度;在内部管理方面,要优化资源配置、统筹安排任务,首先就要提升工作调度水平。

今年7月份,复星自主研发的一套微信智能办公系统上线,一次解决这些“老大难”,公司顺利实现了无纸化、可视化办公。

发布任务,就和物流接单一样容易

这套微信智能办公系统模块非常清晰,有事项录入、工作调度、工作反馈、人员位置等功能。

王西元告诉记者,现在人人有微信,员工用起来很方便。模块化的设计,操作也很简单,自动适应手机、PC两种运行模式。

布置任务就和物流一样简单透明,工作任务直接以微信消息形式发送到员工手中,任务地点、时间要求、故障描述、工作要求等内容直观明了。

“各部门之间协同更加高效,现在调度员只要在系统中录入任务,可以根据维修人员的定位就近分配。维修人员只要关注手机微信,接受工作安排,及时反馈工作进度,公司管理层只需点点鼠标,就能轻松掌控当天的数据报表。”王西元说。

自从有了微信智能办公系统后,应璐感觉工作变得“游刃有余”了。

比如,10月8日,该公司前台录入169件工作任务,其中当天完成143件,平均3分钟录入1件任务,3.5分钟完成1件任务,这样的工作效率,在以前简直不可想象。

“现在我们可以准确地告诉客户,维修工人大概几点能上门,而不是像过去一样,任务发布完就‘石沉大海’。”应璐说。

流程电子化了,责任分工更加明确,谁做得多,谁在“偷懒”通过数据也一目了然。

王西元也“松了口气”:“过去蹲守办公室‘监工’,现在手机就是我的移动办公室,出差也很放心。”

从“卖设备”向“做服务”转型,不久的将来还要融合“物联网”

开发微信智能办公平台,并不仅仅是为了提升内部管理效率,更是出于公司长远发展的考虑。

“在互联网时代,商品的价格都很透明,如果还是维持原先‘卖设备’的思路,路只会越走越窄。”王西元认为,公司的转型之路在于重点发展本地化服务,打造综合服务平台。

“维修平台化是大势所趋,商品的价格不再是消费者衡量商家的唯一标准,高效、高品质的服务质量也是重点。”王西元说。

接下来,复星公司有新的升级计划,真正实现从“被动服务”到“主动服务”转变。

王西元告诉记者,在即将推出的3.0系统中,会把业务扩展到线下。公司将在销售的设备上都贴二维码,客户只要用手机扫描这个二维码,就可以直接订购配件、报修设备,也可以查询该设备的维修记录等,甚至直接与公司前台沟通交流。

在未来设想的4.0系统中,将会融合物联网技术,在客户知情且同意的情况下,设备在发生故障时,会自动发送故障信息到公司前台;设备耗材即将用尽时,在提醒客户的同时,也会提醒公司及时为客户备件。

同时这个系统也适用于其他中小微企业。目前全市已经有近10家企业和单位在使用该微信调度,目前系统已实现开放自助注册,复星公司将为有需要的企业提供免费的操作培训和技术支撑,也提供栏目化、个性化的服务。

随着微信调度系统功能不断完善,对企业提高管理水平、增强业务能力、优化调度协作将发挥更大的作用。

责任编辑:余彩虹
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